Yrityksen tärkein voimavara ovat ihmiset. Siksi myös rekrytoinnit ovat investointi tulevaisuuteen. Onnistunut rekrytointi vahvistaa tiimiä, tukee liiketoiminnan kasvua ja säästää pitkällä aikavälillä sekä aikaa että rahaa. Epäonnistunut rekrytointi puolestaan voi aiheuttaa merkittäviä kustannuksia, viivästyttää toimintaa ja kuormittaa koko työyhteisöä. Vaikka rekrytointi olisi yritykselle tuttua, samat virheet toistuvat yllättävän usein. Kokosimme yhteen yleisimpiä rekrytoinnin sudenkuoppia ja WorkPowerin asiakkuuspäälliköt Santeri Turunen ja Vilma Heino jakavat vinkit niiden välttämiseen.
1. Työvoimatarpeita ei ennakoida
Monessa yrityksessä tarve uudelle työntekijälle huomataan vasta, kun työmäärä on jo kasvanut liian suureksi tai nykyinen työntekijä on irtisanoutunut. Kiireellä toteutettu rekrytointiprosessi voi heikentää sekä hakijakokemusta että työnantajamielikuvaa. Samalla avoin tehtävä kasvattaa muun tiimin työkuormaa, mikä pitkään jatkuessaan vaikuttaa tiimiläisten työhyvinvointiin.
Liiketoiminnan muutoksia tulisi seurata ennakoivasti. ”Kun tulevat projektit, sesongit tai kasvusuunnitelmat ovat tiedossa, rekrytointi voidaan käynnistää ajoissa, eikä vasta tarpeen ollessa akuutti. Täten voidaan välttää turha kiire ja hätiköinti”, kertoo Vilma Heino, teollisuusalan ja johto- ja toimihenkilöiden asiakkuuspäällikkö WorkPowerilla.
Kun osaajamarkkina ja saatavuus tunnetaan etukäteen, voidaan reagoida huomattavasti nopeammin. Jos taas tietyistä osaajista on pulaa, siihen voidaan varautua hyvissä ajoin esimerkiksi laajentamalla hakuprofiilia tai aloittamalla haku aiemmin. Työvoimatarpeita kannattaakin suunnitella yhteistyössä mahdollisen rekrytointikumppanin kanssa jo ennen varsinaista rekrytointitarvetta.
”Ylläpidä yhteyttä potentiaalisiin osaajiin myös silloin, kun rekrytointitarvetta ei vielä ole. Esimerkiksi avoimet hakemukset, oma osaajaverkosto, yhteistyö oppilaitosten kanssa tai rekrytointikumppanin hyödyntäminen nopeuttavat rekrytointia, kun tarve myöhemmin syntyy”, suosittelee Vilma.
💡 Asiantuntijan vinkki: Ylläpidä yhteyttä potentiaalisiin osaajiin myös silloin, kun rekrytointitarvetta ei vielä ole.
2. Rekrytointiprosessi hoidetaan liian kiireellä
Kun rekrytointi käynnistetään vasta viime hetkellä, koko prosessi joudutaan usein viemään läpi kiireellä. Tällöin työpaikkailmoituksen laatimiseen, hakijoiden huolelliseen arviointiin ja haastatteluihin ei välttämättä jää riittävästi aikaa. Kiire näkyy myös hakijoille esimerkiksi pitkänä vastausaikana, epäselvänä viestintänä tai hätiköitynä päätöksentekona, mikä voi heikentää työnantajamielikuvaa.
Kiire kasvattaa virherekrytoinnin riskiä
Kun rekrytointi tehdään kiireessä, virherekrytoinnin riski kasvaa, mikä aiheuttaa ylimääräistä vaivaa niin työnhakijalle kuin työnantajalle ja kasvattaa yrityksen kustannuksia. ”Kun hakijoiden arviointiin ei ole riittävästi aikaa, valinta voi perustua ensimmäiseen riittävän hyvään vaihtoehtoon sen sijaan, että eri hakijoita vertaillaan huolellisesti. Tämä lisää virherekrytoinnin todennäköisyyttä”, kertoo kuljetus- ja logistiikka-alan asiakkuuspäällikkö Santeri Turunen.
Virherekrytoinnin kustannukset voivat nousta merkittäviksi. Arvioiden mukaan epäonnistunut rekrytointi voi maksaa yritykselle jopa 1,5–3 kertaa työntekijän vuosipalkan verran, kun huomioidaan esimerkiksi rekrytointikustannukset, perehdytys ja hetkellinen tuottavuuden lasku sekä uuden rekrytoinnin käynnistäminen.
Aina yrityksissä ei kuitenkaan ole mahdollista ennakoida kaikkia henkilöstötarpeita tarpeeksi ajoissa. ”Jos tarve uudelle työntekijälle tulee yllättäen, henkilöstövuokrausta hyödyntämällä yritys saa nopealla aikataululla jo valmiiksi potentiaaliseksi todetun ehdokkaan”, Santeri vinkkaa. WorkPowerin kautta rekrytointiprosessi kestää tyypillisesti muutamasta päivästä muutamaan viikkoon, mutta parhaimmillaan vuokratyöntekijä voi löytyä jopa samalle työpäivälle.
Vastaavasti taas liian hitaasti hoidettu rekrytointiprosessi voi koitua yrityksen virheeksi. ”Halutuimmat osaajat ovat usein markkinoilla vain lyhyen aikaa, joten yrityksen viivyttely voi johtaa siihen, että sopiva ehdokas ehtii tarttua toiseen mahdollisuuteen”, Vilma lisää.
💡 Asiantuntijan vinkki: Jos tarve työntekijälle tulee yllättäen, henkilöstövuokrausta hyödyntämällä yritys saa nopealla aikataululla jo valmiiksi potentiaaliseksi todetun ehdokkaan.
3. Ei määritellä, millaiseen tarpeeseen osaajaa haetaan
Vilman mukaan mukaan yksi yleisimmistä rekrytoinnin kompastuskivistä on se, ettei ennen rekrytoinnin käynnistämistä pysähdytä määrittelemään riittävän tarkasti, millaiseen tarpeeseen uutta työntekijää haetaan. Jos tehtävänkuva, tavoitteet tai odotukset jäävät epäselviksi, myös hakijajoukko voi muodostua vääränlaiseksi. Tämä puolestaan hidastaa rekrytointiprosessia ja kasvattaa virherekrytoinnin riskiä. Pahimmillaan yritys joutuu aloittamaan koko rekrytoinnin alusta.
”Toisaalta myös liian kapea tai epärealistinen hakijaprofiili voi rajata pois erinomaisia osaajia”, Vilma muistuttaa. Jos vaatimukset asetetaan tarpeettoman korkealle tai liian kapeiksi, osa potentiaalisista hakijoista voi jättää hakematta, vaikka heidän osaamisensa ja kehittymispotentiaalinsa vastaisivat erinomaisesti tehtävän tarpeita.
Erota, mikä on pakollista ja mikä toivottavaa
Monesti työpaikkailmoituksesta tulee pitkä toivelista, vaikka todellisuudessa vain muutama asia on välttämätön. Sen sijaan, että lähdetään liikkeelle ajatuksesta, että pitää rekrytoida uusi myyjä, kannattaa ensin määritellä, mitä uudelta työntekijältä oikeasti odotetaan.
Ennen rekrytointia on hyvä pohtia esimerkiksi:
- Mitä henkilön tulee saada aikaan?
- Mitkä ovat tehtävän 3–5 tärkeintä vastuualuetta?
- Millaista osaamista tehtävässä onnistuminen aidosti edellyttää?
Kun fokus on työn tavoitteissa täydellisen CV:n sijaan, myös hakijaprofiilista tulee realistisempi. ”Kannattaa pohtia, mikä osaaminen on välttämätöntä alusta alkaen, mitä voidaan perehdyttää ja mitkä taidot ovat toivottavia lisäetuja”, lisää Vilma.
💡 Asiantuntijan vinkki: Pohdi, mikä osaaminen on välttämätöntä, mitä voidaan perehdyttää ja mitkä taidot ovat toivottavia lisäetuja.
4. Työpaikkailmoitus ei vastaa realistista työnkuvaa
Hyvä työpaikkailmoitus kertoo hakijalle, mitä työntekijältä odotetaan ja miksi juuri tähän yritykseen kannattaa hakea. Liian ympäripyöreä ilmoitus houkuttelee helposti vääränlaisia hakijoita tai jää kokonaan huomioimatta.
Hyvässä työpaikkailmoituksessa kerrotaan esimerkiksi:
- mitä työ käytännössä sisältää
- mitä työntekijältä odotetaan
- millainen työyhteisö on
- mitä työntekijä saa vastineeksi
- millaisia uramahdollisuuksia tehtävä tarjoaa
- tehtävän palkka tai palkkahaarukka
”Kun palkkamalli, työajat ja työtehtävät on tuotu selkeästi esille, myös tehtävään valittu henkilö todennäköisemmin pysyy tehtävässä, kun tietää mihin on lähtenyt.” – Santeri
Mitä konkreettisempi ilmoitus on, sitä paremmin se tavoittaa oikeat osaajat. ”Työpaikkailmoituksessa on hyvä tuoda esiin mahdollisimman tarkat speksit tehtävään liittyen. Kun palkkamalli, työajat ja työtehtävät on tuotu selkeästi esille, myös tehtävään valittu henkilö todennäköisemmin pysyy tehtävässä, kun tietää mihin on lähtenyt”, Santeri valaisee.
💡 Asiantuntijan vinkki: Listaa työpaikkailmoitukseen vain relevanteimmat vaatimukset. Työnhakijat voivat säikähtää todella pitkää vaatimuslistaa.
Lue lisää hyvän työpaikkailmoituksen laatimisesta Tietonurkassa.
5. Työpaikkailmoitus julkaistaan vain omilla verkkosivuilla
Työpaikkailmoituksen näkyvyyttä ei kannata jättää yhden julkaisukanavan varaan. Mitä useammassa kanavassa ilmoitus näkyy, sitä paremmin tavoitat potentiaaliset hakijat. ”Perinteisten työpaikkasivustojen, kuten Duunitorin ja Työmarkkinatorin lisäksi kannattaa hyödyntää esimerkiksi toimialakohtaisia Facebook-ryhmiä ja muita kanavia, joissa alan osaajat viettävät aikaa”, vinkkaa Santeri.
Hakusanat parantavat työpaikkailmoituksen löydettävyyttä
Omilla verkkosivuilla olevalle ilmoitukselle on mahdollista saada lisättyä silmäpareja kevyellä optimoinnilla maksuttomasti. Hyvin valitut avainsanat parantavat ilmoituksen löydettävyyttä hakukoneista, kuten Googlesta. ”Työnhakijat etsivät avoimia työpaikkoja yhä useammin yksinkertaisilla hakusanoilla hakukoneista. Siksi työpaikkailmoituksessa kannattaa käyttää sellaisia tehtävänimikkeitä ja avainsanoja, joita hakijat oikeasti käyttävät etsiessään töitä”, Santeri lisää.
💡 Asiantuntijan vinkki: Käytä työpaikkailmoituksessa avainsanoja, joita hakijat käyttävät etsiessään työpaikkoja hakukoneista.
6. Hakijatulva yllättää rekrytoijan
Suuri hakijamäärä on monelle yritykselle positiivinen yllätys, mutta siihen kannattaa varautua etukäteen. Joihinkin työpaikkailmoituksiin voi saapua jopa satoja hakemuksia, jolloin hakemusten käsittelyyn ja hakijaviestintään on varattava riittävästi aikaa ja resursseja. Muussa tapauksessa yritys voi ruuhkautua hakijoiden yhteydenotoista, mikä kuormittaa myös muuta päivittäistä työtä.
Jos hakemuksia ei ehditä arvioida huolellisesti, vaarana on, että osa potentiaalisista hakijoista jää huomaamatta tai arviointi painottuu ensimmäisiin hakemuksiin. Huolellinen ja johdonmukainen hakemusten käsittely auttaa löytämään tehtävään parhaiten sopivan osaajan ja vähentää virherekrytoinnin riskiä.
Santeri suosittelee ilmoittamaan työpaikkailmoituksessa selkeät yhteystiedot ja ajankohdat, jolloin tehtävästä voi tiedustella lisätietoja. Tämä auttaa hallitsemaan yhteydenottoja ja antaa rekrytoijalle mahdollisuuden keskittyä myös hakemusten käsittelyyn.
💡 Asiantuntijan vinkki: Ilmoita työpaikkailmoituksessa tarkat ajankohdat ja yhteystiedot lisätietojen tiedusteluille, jotta tiedusteluihin vastaaja ei kuormitu jatkuvilla keskeytyksillä.
7. Työhaastatteluita ei valmistella huolella
Haastatteluvaiheessa yksi yleisistä virheistä on ajatella, että haastatteluun valmistautuminen koskee vain hakijaa. Myös haastattelijan ennakkovalmistautuminen vaikuttaa merkittävästi siihen, kuinka hyvin hakijan osaamista, motivaatiota ja soveltuvuutta tehtävään pystytään arvioimaan. Haastatteluille onkin hyvä valmistella etukäteen selkeä haastattelurunko. Haastattelurunko tulee pitää mahdollisimman yhdenmukaisena kaikille haastateltaville, jotta hakijoiden tasapuolinen vertailu helpottuu.
”Älä kuitenkaan kysy pelkästään suoria kysymyksiä, vaan anna hakijan itse kertoa aiemmista näytöistään, projekteistaan ja työtehtävistään vapaasti”, Santeri vinkkaa.
💡 Asiantuntijan vinkki: Pidä haastattelurunko mahdollisimman yhdenmukaisena kaikille, jotta hakijoiden tasapuolinen vertailu helpottuu.
8. Hakijakokemuksen merkitys unohtuu
Rekrytointitilanteessa huomio keskittyy usein yrityksen omiin tarpeisiin, jolloin hakijan näkökulma voi jäädä taka-alalle. Jokainen hakija muodostaa yrityksestä mielikuvan rekrytointiprosessin aikana, riippumatta siitä tuleeko hän valituksi vai ei.
Mikä positiiviseen työnhakijakokemukseen vaikuttaa?
Positiivinen hakijakokemus rakentuu eri tekijöistä, kuten:
- selkeästä ja ajantasaisesta viestinnästä
- realistisesta työnkuvasta
- aikatauluista kiinni pitämisestä
- palautteen antamisesta mahdollisuuksien mukaan
”Jo lyhyt tilannepäivitys kertoo hakijalle, että hänen aikaansa arvostetaan ja että hän on edelleen mukana pelissä, vaikka päätöstä ei vielä olisi tehty”, Vilma muistuttaa.
”Viesti aktiivisesti koko rekrytointiprosessin ajan. Jo lyhyt tilannepäivitys kertoo hakijalle, että hänen aikaansa arvostetaan ja että hän on edelleen mukana pelissä, vaikka päätöstä ei vielä olisi tehty”, Vilma muistuttaa. ”Kerro jo työpaikkailmoituksessa, miten rekrytointiprosessi etenee ja milloin hakijat voivat odottaa yhteydenottoa. Selkeät odotukset vähentävät epävarmuutta ja parantavat hakijakokemusta.”
Avoin viestintä, realistinen kuva tehtävästä ja rakentava palaute mahdollisuuksien mukaan jättävät positiivisen vaikutelman myös niille hakijoille, jotka eivät tule valituksi.
💡 Asiantuntijan vinkki: Kerro jo työpaikkailmoituksessa, miten rekrytointiprosessi etenee ja milloin hakijat voivat odottaa yhteydenottoa.
9. Rekrytointi tehdään yksin
Rekrytointi vie aikaa. Työpaikkailmoituksen laatiminen, hakijoiden tavoittaminen, hakemusten käsittely, haastattelut, hakijaviestintä ja päätöksenteko vaativat aikaa erityisesti pk-yrityksissä, joissa rekrytointi hoidetaan muiden työtehtävien ohella.
Moni yritys epäröi rekrytointikumppanin hyödyntämistä kustannusten vuoksi. Käytännössä ulkopuolinen asiantuntija voi kuitenkin säästää sekä aikaa että rahaa, erityisesti silloin, kun rekrytointi on kiireellinen, vaativa tai virherekrytoinnin riski on suuri.
Milloin rekrytointikumppanin käyttäminen kannattaa?
Ulkopuolinen rekrytointikumppani voi tuoda merkittävää lisäarvoa erityisesti silloin, kun:
- rekrytointi on kiireellinen
- sopivia hakijoita on vaikea löytää
- yrityksellä ei ole aikaa hoitaa rekrytointia itse
- kyseessä on erityisosaamista vaativa tehtävä
- aiempi rekrytointi ei ole tuottanut tulosta
Rekrytointikumppani voi ottaa vastuulleen koko rekrytointiprosessin tai tukea sen yksittäisissä vaiheissa. Samalla yritys saa käyttöönsä laajemmat osaajaverkostot, rekrytoinnin asiantuntemuksen ja tehokkaat hakukanavat, mikä parantaa mahdollisuuksia löytää tehtävään sopivin osaaja.
Onnistunut rekrytointi syntyy huolellisesta valmistelusta
Onnistunut rekrytointi on investointi yrityksesi tulevaisuuteen. Kun rekrytointi suunnitellaan huolellisesti, viestintä on selkeää ja prosessi etenee ripeästi, mahdollisuudet löytää oikea osaaja kasvavat merkittävästi. Jos rekrytointi vie liikaa aikaa tai oikeiden osaajien löytäminen tuntuu haastavalta, rekrytointikumppani löytämään juuri yrityksesi tarpeisiin sopivimmat ratkaisut.
WorkPowerilla teemme henkilöstöasioista sujuvia
Tarvitsetko apua rekrytointiin? Kuvaile tilanteesi ja katsotaan yhdessä, mikä ratkaisu toimii parhaiten.
"*" näyttää pakolliset kentät
